BIENVENIDOS AL ARCHIVO HISTORICO DEL TOLIMA

ARCHIVO DEPARTAMENTAL

Ubicado en la calle once (11) con segunda (2) frente al edificio de la Beneficencia del Tolima Centro de Ibaguè.

Las personas encargadas del archivo son la Doctora Clara Cubillos Comunicadora Social, Rosa Stella Espitia, Mariela Mendez entre otros funcionarios.

ORIGEN

El archivo estaba situado en la carreta octava, se optó por su traslado por el mal uso y sitio inadecuado donde se encontraban estos documento para esto se necesito solicitar la ayuda de los soldados de la Brigada por la cantidad de archivos que se encontraban en bolsas y cajas no adecuadas.

Al pasar el tiempo Gobernadores como Carlos García, Fernando Osorio y Alfonso Jaramillo han contribuyeron economicamente al Deposito de Archivo con mas de mil quinientos millones de pesos (1`500.000.000) para la compra de implementos para su conservación.

Durante un año estuvieron arreglando el archivo de la Gobernación lo cual se evitó que el Gobernador tuviera que cancelar una multa de 89´000.000.000.

Personas que coordinan este archivo son reconcidas por el aporte y apoyo que han brindado al archivo para su excelente mantenimiento.

Lo que se tienen claro es la Atención al Usuario depende de la organización del Depòsito de Archivo

Tener presente el Código de Ética del Archivista.

CONSERVACIÒN DE LOS ARCHIVOS

Como lo aprueba la LEY 594 DE 2000 T itulo I V ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS del Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La administración garantiza los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos para su conservaciòn y uso.

La modalidad de archivar los Documentos implementan carpetas propalcote blanca como lo aprueba el Acuerdo 049.
No utilizan ni ganchos de cose dora, clip, legajadores para la carpeta denominadas cuatro (4) aletas.
Utilizan Cajas R12, cajas forradas en hule o cuerina ubicadas en estantes metálicos con baldas removibles. El cual archivan Expedientes de pensionados, Estudiantes, Historias laborales, Nominas.

La descripción de las Carpetas de la Función publica se realiza por número de cédula referentes a los Docentes Activos y Retirados.

Marcan las carpetas con Sección, Subsecciòn , Serie, Subserie y los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación.

Otro método de Archivar es la Microfilmaciòn como lo establece Decreto 2527 de 1950 Presidencia de la República, microfilmación y valor probatorio de copias fotostáticas.

Los archivos que estan desorganizados los conservan envueltos en papel Kraf para despues implementar su debida organizaciòn.

CONDICIONES ESTRUCTURALES

Es un lugar seguro y sólido, porque se realizo un diagnostico y diseño del edificio para situar el Archivo, ya que se encuentra situado en el primer piso del edificio.

Cuentan con:
*Estractores y purificadores de aire. El cual utilizan para equilibrar la temperatura en este lugar, ya que es un poco caliente porque los rayos solares dan de frente y esto perjudica a los documentos para su deterioro ya que esto provoca que se vuelvan tensos y de color amarillo.
*Mallas. Para que no entre el polvo por la demanda de carros que circulan por la Avenida Segunda y se llene el lugar de polvo que es perjudicial para la salud del funcionario que se encuentre en el archivo.











*Extintores . Multiusos ( blanco) y para apagar incendios (amarillo).

ESTANTERIA

Utilizan Archivadores Metalicos Rodantes Verticales al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, de acuerdo con la posición (horizontal o vertical) de las pestañas de las carpetas lo que facilita y facilita a los funcionarios una mejor dispocision de ellos.

Archivan documentos como Reportes de Cesantias, Fondo Nacional de Prestaciones, Resoluciones, Ascensos de los docentes, Historias Laborales las cuales la ubican por los nùmeros ascendentes, Actas de Grado, etc.

En la forma de Archivar utilizan colores como:

*Color verde: Administrativo - Invalidez - Oficiales.

*Color Rosado : Policia Invalidez.

*Color rojo: Transferencias.

*Color Amarillo: Docente retirados y activos del Departamento, Universidad del Tolima.

*Color Blanco: Docentes Activos de la Naciòn.

ARCHIVO HISTORICO DEL MUNICIPIO

El Archivo Histórico del Municipio estas situado en la Biblioteca Soledad Rengifo de Ibagué (Tolima), conservan archivos desde 1796 “Tierra de Colonia”.

Nelly Flores es la funcionaria encargada de este Archivo el cual es la Representante de la Facultad de Educación de la Universidad del Tolima.

En el Archivo Histórico custodia:

* Documentos de la Alcaldía como:

· Acuerdos

· Decretos

· Actas

· Documentos del Consejo municipal.

* Documentos de la Gobernación.

· Juicios de División

· Secretaria de Gobierno

· Periódicos

* Documentos de la Notaria Primera (1) ya que los documentos son desde 1965 y la Notaria Segunda (2) los documentos corresponden a 1969 como:

· Partidas de Matrimonio

· Escrituras: para solicitar una escritura se requiere de los siguientes datos:

1. Número de la Notaria

2. El año

3. Número de la Escritura

CONSERVACIÒN DE LOS ARCHIVOS HISTORICOS

Los documentos históricos no se encuentran en las mejores condiciones ya que no gozan de los recursos económicos necesarios para la debida conservaciòn de los documentos.

1. Los Acuerdos, Decretos, actas se encuentran archivados en cajas de madera el cual le aplicaron pintura seca de color roja y azul para evitar un poco la polilla pero este a llegado a su propósito deteriorando los documentos.

La funcionaria del archivo Nelly se esfuerza cada dìa por preservar los documentos con los pocos recursos que tienen realizando la conservaciòn en carpetas de color blanco y restaurando algunos libros.

Lo màs positivo que contiene este archivo es que utilizan estantería metalica, luces fluorecentes de 40 vatios pero sin rejilla para la protecciòn de los documentos. Existe en este archivo cajas indispensables para la conservaciòn de los documentos las cuales llegan con las medidas adecuadas.

RECOMENDACIONES GENERALES

Los documentos del Archivo del Departamento no tienen muy en cuenta los elementos para archivar como los legajadores que son metálicos y esto causa deterioro a largo plazo deben tener en cuenta las normas establecidas por el Archivo General de la Nación del Acuerdo 042.

En el Archivo Histórico los documentos los tiene en cajas y esto provoca la polilla, para su restauración utilizaron cinta adhesiva y cartulina de color amarilla entre otras.

Es recomendable implementar cinta para restaurar, cartulina blanca, etc. Elementos requeridos por el Archivo General de la Nación para la conservación de los documentos.

CONCLUSIONES

El Archivo del Departamento cumple con la mayoria de las Normas del Acuerdo 049 y el Acuerdo 050; el esfuerzo es evidente por parte de la funcionaria Clara Cubillos encargada del deposito de archivo por mantener bien conservados los documentos.

Los funcionarios de este Archivo se destacan por la dedicaciòn, por tener un excelente servicio para los usuarios y ante todo tener conservados los documentos.

El Archivo Historico del municipio es parte de nosotros el cual nos da a conocer historias, manuscritos, fotos, etc. Pero lastimosamente el gobierno lo esta desvelando.

Esta visita influyo en nuestra formacion Archivistica el cual nos motiva para nuestro campo y a perfeccionarnos cada dìa màs.