CONDICIONES ESTRUCTURALES

Es un lugar seguro y sólido, porque se realizo un diagnostico y diseño del edificio para situar el Archivo, ya que se encuentra situado en el primer piso del edificio.

Cuentan con:
*Estractores y purificadores de aire. El cual utilizan para equilibrar la temperatura en este lugar, ya que es un poco caliente porque los rayos solares dan de frente y esto perjudica a los documentos para su deterioro ya que esto provoca que se vuelvan tensos y de color amarillo.
*Mallas. Para que no entre el polvo por la demanda de carros que circulan por la Avenida Segunda y se llene el lugar de polvo que es perjudicial para la salud del funcionario que se encuentre en el archivo.











*Extintores . Multiusos ( blanco) y para apagar incendios (amarillo).

ESTANTERIA

Utilizan Archivadores Metalicos Rodantes Verticales al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, de acuerdo con la posición (horizontal o vertical) de las pestañas de las carpetas lo que facilita y facilita a los funcionarios una mejor dispocision de ellos.

Archivan documentos como Reportes de Cesantias, Fondo Nacional de Prestaciones, Resoluciones, Ascensos de los docentes, Historias Laborales las cuales la ubican por los nùmeros ascendentes, Actas de Grado, etc.

En la forma de Archivar utilizan colores como:

*Color verde: Administrativo - Invalidez - Oficiales.

*Color Rosado : Policia Invalidez.

*Color rojo: Transferencias.

*Color Amarillo: Docente retirados y activos del Departamento, Universidad del Tolima.

*Color Blanco: Docentes Activos de la Naciòn.